Top.Mail.Ru
Что думают об ивент агентствах подрядчики.
2 апреля 2011 в 23:35

Что думают об ивент агентствах подрядчики.

Мне предложили выступить с небольшим докладом на конференции для event агентств на тему « Ошибки допускаемые event агентствами при сотрудничестве с подрядчиками». Один из докладчиков будет рассказывать о технической части этого процесса: свет, звук. спец эффекты. Меня же попросили рассказать о проблемах сотрудничества с творческими людьми.
Я уже набросал себе некоторые мысли, НО задумался над тем, что выйдет через чур субъективно.
Вот и надумал я обратиться к ВАМ уважаемые коллеги за вашим взглядом и вашим опытом. Как вы думаете какие ошибки допускают event агентства при сотрудничестве с ведущими, артистами, актерами и т.д? Что бы вы порекомендовали им изменить?

573
Комментарии (3)
  • 4 апреля 2011 в 19:59 • #
    Ксения Бутова

    Олег, отличная тема. Мне предстоит доклад в пятницу на свадебной выставке. Там организаторы были больше обеспокоены всякими творчески-продажными темами. Может, наши ивенторы пока не готовы смотреть в глаза своим ошибкам. Очень прошу, скиньте тезисы вашего доклада и коллеги мне на почту: #.

    Что касается основных ошибок:
    - переписывание сценария в день мероприятия, а потом возмущения о плохой работе ведущего. Также странно требовать от ведущего приезжать за 2 и более часов до начала с формулировкой "вдруг что-то изменится, вдруг клиент что-то изменит". Вы организаторы, вы и выкручивайтесь, убалтывайте заказчика.
    - отсутствие элементарно чая-воды + отсутствие еды для ведущего, ди-джея и тех, кто проводит на празднике более 3х часов. Часто бывает, что просто собирают, что не съели из общих блюд на столах. Получается салат+фри или курица+сало :)
    - в связи с кормлением еще одно замечание: нельзя выносить всё-всё причитающееся на всех сразу, т.к., например, балет, оттанцевав 2 номера, всё слопает, а световику ниего не останется. Как-то надо грамотнее распределять "выносы блюд" в гриммерку
    - миллион раз говорилось о гриммерках. Их или нет (моим ребятам не раз приходилось переодеваться в гостевом туалете). Это, скорее, вопрос к площадкам. Но, если лето, организаторы могут поставить дополнительно мини-шатер у служебного входа.
    - парковка для машин артистов. Организаторы не считают нужным предупредить администрацию ресторана о резерве парко-мест. Получается, что приезжает куда-то за город балет на 2х машинах, уже в костюмах, чтобы сразу на площадку, а стать негде совсем-совсем. В итоге перегораживают какому-то гостю выезд. А по закону подлости именно между номерами, когда аврально переодеваются, этому гостю надо срочно выехать.
    - очень важно для оригинального жанра!!! (я много раз сталкивалась с этой проблемой): если артист просит по техрайдеру площадку определенного размера, то мало просто узнать размер сцены. Организатор просто обязан учесть всё, что там будет стоять. У меня когда-то 2 иллюзиониста с габаритным реквизитом работали между барабанной установкой, 6ю мониторами и 2мя пышными ёлками. Олег, вы понимаете, какой пятачок остался. А организаторами было заявлено, что площадка 5м*6м. Ага. Сцена такая и была - не обманули. Только не подумали просчитать сценическое пространство под всё задуманное.
    - хочется пожелать, чтобы организаторы теснее сотрудничали с представителями площадки. Иногда создается ощущение, что наличие розеток, стульев в гримерке, отопления за кулисами и многие другие мелочи - это очевидно только для артиста. Просьба к ивенторам всё-всё проговаривать с администрацией. Нет "само собой разумеющихся" требований! Все требованя надо в письменном виде предоставить за день-два до мероприятия.
    - часто по сценарию не проговаривается как артист выйдет на поклон, сколько раз, будет ли ведущим объявка после номера. Из-за этого на сцене получается каша и суетливость. Гости всё видят и оценивают как плохую организацию.
    - о, еще важно! Предоставить артистам место для курения. Ибо, в виду отсутствия такового, курят в гримерке, а это очень плохо для тех, кто работает голосом (ведущие, музыканты, фокусники, пародисты и др.).
    - отдельный привет организаторам, которые сами курят в гримерке, пьют на работе алкоголь, на глазах голодных артистов что-то едят и непредсказуемо "исчезают" с площадки (У меня такие ивенторы есть).
    - есть еще момент, который задевает: есть организаторы, которые со "своими" или "полу-звездами" обнимаются-целуются-няньчатся, а к другим артистам относятся как к отребью. Чем призер цирковых фестивалей хуже полу-звезды эстрады? Тем, что дешевле в разы?
    - неприятно, когда торгуются, чтобы заработать себе больше. Не можешь продать на столько дорого, на сколько хочется - твои проблемы. Почему артист должен "подвинуться", чтобы ивентор получил желаемую маржу? Не справедливо.
    - есть отдельная категория ивенторов, которые практически никогда не ездят на мероприятия, если работает 1-3 артиста. Ладно. Тогда хотя бы пусть проговаривают с заказчиком и площадкой все организационные

  • 4 апреля 2011 в 21:04 • #
    Ол Ку

    Вечер добрый Ксения.
    Очень информативно и от души :)
    Я не гарантирую про доклад второго выступающего.
    Тезисы своего я вам пришлю.
    Если не сложно пришлите мне письмо, чтобы ответом я вам переслал материал #

  • 7 апреля 2011 в 23:30 • #
    Ол Ку

    День добрый всем и огромное спасибо Ксении за ваш отклик и ваши замечания.
    Сегодня состоялась конференция где я делал доклад ивенторам на тему "Основа коммуникаций: агентство и подрядчики"
    Я обозначил основные проблемы, а в качестве примеров привел высказывания которые написали вы и артисты на других профессиональных сайтах.
    К сожалению у меня было всего 30 минут и подробно все охватить не удалось
    Вот часть вопросов которые я озвучил в своем докладе:

    2. Выбор артистов перед мероприятием.
    a. Никогда нельзя быть уверенным что понравится и на что потратит деньги заказчик
    b. При звонке подрядчику четко нужно формулировать что вы хотите от него: Полный объем работы, условия работы, время работы, суть мероприятия, качественные показатели аудитории.
    c. Торговаться можно, но не оскорбляя подрядчика. Не нужно восклицать «Вы сума сошли! Я тут звонил и мне назвали цену ниже»
    d. Помните, что порой подрядчиков выгоднее приглашать через посредников (Агентов), т.к. у них есть особые условия в том числе и финансовые.
    e. Если вы готовы предложить более скромные финансовые условия, то об этом нужно корректно сообщить. Возможно подрядчик согласиться на эту сумму. В качестве небольшой компенсации вы можете ему предложить написать отзыв о его работе на профессиональных сайтах, упомянуть в СМИ если таковые будут присутствовать на мероприятии. НЕ НУЖНО ОБЕЩАТЬ ТОГО, ЧТО ВЫ СДЕЛАТЬ НЕ МОЖЕТЕ – это может обернуться против вас в самый неподходящий момент.

    3. Основные требования для продуктивной работы с подрядчиками на мероприятии.
    a. ЗАКЛЮЧАЙТЕ ДОГОВОРА. Прописывайте все, что требуется для того чтобы мероприятие прошло на высоком уровне. Договор дисциплинирует все стороны.
    b. Проговорите все райдеры. Если таковых нет уточните что все же требуется для качественного исполнения работы. Часто что для подрядчика кажется стандартным (например наличие микрофона для ведущего), то для менеджера агентства в новинку.
    c. На предприятии должен быть ОДИН ответственный человек который в курсе всего происходящего – главный режиссер, старший менеджер проекта.
    d. Обязательна репетиция с каждым подрядчиком и основной прогон мероприятия. Особенно с техническими подрядчиками, т.к. каждый понимает написанное в сценарии по-своему, а вам нужно чтобы все понимали что хотите создать вы.
    e. Обязательный подробный технический сценарий мероприятия для всех служб
    f. Будьте предельно открыты для подрядчика касательно творческой части программы.
    g. Прислушивайтесь к советам которые дают подрядчики. Как правило, они хотят сделать как лучше.
    h. Для коммуникации с артистами должен быть отдельный администратор. Он должен всех обзвонить, сообщить свое имя и номер телефона, проговорить время и место прибытия подрядчиков на площадку. Администратор должен решать все вопросы по встрече и размещению подрядчиков.
    i. Заранее должны быть определены тех помещения и пути к ним. Гримерки и комнаты организаторов должны быть разными. Подрядчики не должны слушать ваши разговоры. Гримерки должны быть оборудованы вешалками, стульями, зеркалами. Обязательно в гримерках должен находиться минимальный набор: вода, стаканчики, чай, кофе, чайник.
    j. Проговорите момент приема пищи. Если подрядчик находится на площадке более 5 часов и вы предусмотрели кормление, то продумайте как это будет происходить чтобы не пришлось есть в гримерке где в этот момент кто то переодевается или с накрытого для части подрядчиков стола еда была не съедена другими подрядчиками.
    k. Заранее с площадкой должны быть согласованы транспортные проблемы (проезд автомобилей и стоянка), пропускной режим ( список участников на охране) и т.д.
    l. Внимательно отнеситесь к вопросу пространства для выступления артистов. Если артистам требуется минимум 6Х8 м, то они не смогут выступить качественно на пятачке 3Х2
    m. Расплачивайтесь четко в оговоренном графике. Деньги лучше отдавать в конверте.
    n. Подрядчик не должен знать сколько заплатил за его услуги ваш заказчик. Как правило это вызывает негативную реакцию. Если такое все же произошло и подрядчик выставляет на следующее мероприятие цену