Внедрение СЭД: "За" и "против" при привлечении интегратора

Внедрение СЭД: "За" и "против" при привлечении интегратора

Добрый день, Коллеги

Прошу поделиться Вашими историями внедрения систем электронного документооборота. Особенно меня интересует как принимали решение — внедрять самостоятельно или приглашать подрядчика? По каким критериям отбирали подрядчиков?

505
  • Тема закрыта
Комментарии (25)
  • 26 марта 2009 в 12:39 • #
    Максим Еременко

    Я внедрял в маленькой компании (порядка 30 рабочих мест, охваченных СЭД) силами своего отдела ИТ. Вопрос об интеграторе не стоял - компания небольшая, молодая (на тот момент около года), так что о серьезном финансировании речи быть не могло. Скорее это была моя инициатива и энтузиазм.
    Выбрали систему с открытым кодом и веб-интерфейсом Alfresco. Основным конкурентом был Nuxeo, так жк открытый проект с веб-интерфейсом. Alfresco была выбрана из-за более широкого функционала. Пока что (прошло около полугода с момента внедрения) полет нормальный.

  • 26 марта 2009 в 12:43 • #
    Геннадий Беседин

    Насколько я знаю, компания АйТи распространяет свою СЭД.
    Отсюда прошу Александра Руднева пояснить, для чего вам собирать истории внедрения? Спрашиваю потому, чтобы не растекашиться по древу, а дать точную информацию.

  • 26 марта 2009 в 14:52 • #
    Александр Руднев

    Геннадий, не сочтите за рекламу, компания АйТи на настоящий момент внедряет четыре системы, кроме собственной.

    Мой вопрос вполне прикладной. Есть ряд заказчиков, которые имеют потребность во внедрении СЭД, но решают принципиальный вопросы - сами или нанимать?

    Как первая, так и вторая позиция имеет право на жизнь в зависимости от конкретной ситуации.

    Хотелось бы услышать мнения тех, кто уже прошел этот этап. Думаю, что коллегам и участникам форума это будет интересно.

  • 26 марта 2009 в 18:59 • #
    Геннадий Беседин

    Александр, я имел ввиду именно вашу систему, родную.

    Попробую ответить на прикладной вопрос.
    СЭД, за исключением ее простейших вариантов (опустим такие) надо внедрять с привлечением тех, кто в этом понимает, сделает качественно, в установленный договором срок и ответит за проделанную работу (сдаст ее). Экономия может обернуться затяжкой во времени, а то и полнейшим провалом.

    Есть и исключения, когда у фирмы имеется свой штат опытнейших специалистов и платформа, на которой сделана СЭД, им прекрасно знакома. Но и тут столько шишек можно набить, что лучше не рисковать и пойти по варианту 1.

    Может показаться странным, но установить ПО и повязать его - это даже не половина дела. Самое сложное - методология внедрения "в массы" и переход на новые рельсы, в т.ч. со "старого багажа". Тут можно помереть от натуги. Парадокс в том, что когда свои начнут этот процесс, то его остановить - проще простого (все же бесплатно), а вот если по договору с подрядчиком - то не остановят, денег пожалеют. Вывод: хотите добиться результата на 100% - доверьтесь профессионалам.

    Относительно критериев отбора напишу позже, если дискуссия на этой ветке завяжется.

  • 1 апреля 2009 в 06:47 • #
    Александр Руднев

    Геннадий, буду благодарен, если выскажите мнение по критериям отбора.

    Полагаю, что дискуссия завяжется, группа ростет.

  • 1 апреля 2009 в 09:56 • #
    Геннадий Беседин

    Хорошо.
    Критерии как я их вижу (проходим критерий - следующий, нет - до свидания):
    1. Платформа СЭД, предлагаемая подрядчиком, вам понятна и вас устраивает.
    2. Подрядчик имеет реальный опыт интеграции СЭД с вашей бизнес-системой и может это подтвердить, пригласив к "окученному" ранее заказчику.
    3. "Окученный" ранее заказчик реально доволен работой исполнителя и самой СЭД.
    4. Подрядчик понимает вашу предметную область (основной бизнес).
    5. Подрядчик предоставил приблизительный план работ 1-й очереди и может его обосновать, в т.ч. смету.
    6. С планом вы согласны.

    Собственно, на этом перечень "жестких" критериев заканчивается.
    Далее следует нюансировка каждого критерия и, собственно, внедрения.

  • 3 апреля 2009 в 16:59 • #
    Игорь Смирнов

    Геннадий, а есть ответы на следующие вопросы (причем согласованные и разделяемые ответы ключевых сотрудников компании):
    1. Главная цель внедрения СЭД
    2. Критерии успешности/неуспешности проекта
    3. Основные ожидания от внедрения.

  • 3 апреля 2009 в 21:33 • #
    Геннадий Беседин

    Игорь, изложу свою точку зрения, но она, как мне представляется, совпадает в целом с видением ситуации ключевыми сотрудниками компании:

    1. Гл. цель: наведение порядка в управлении за счет ускорения и упорядочения оборота информации, четкой маршрутизации документов и контроля исполнения поручений, а также систематизации информации.

    2. Критерии успешности: все, что нужно, вы получаете через компьютер.

    3. Ожидания: описаны в п.1 после слов "за счет". Чего не стоит ожидать: сокращения персонала и явной (очевидной) экономии денег, ну может только за счет бумаги и тонера.

    Главная проблема СЭД на сегодняшний день в том, что они есть внутрикорпоративные системы. С внешним миром (в части деловой переписки) приходится все равно общаться через печатать и отсылать. Есть и некоторые исключения (EDI, к примеру), но это в ограниченных областях. Вообще выбор СЭД, класса СЭД, выстраивание целей и ожиданий есть процесс творческий и разноплановый. Все под одну гребенку не подогнать. Говорю это осознанно и не для того, чтобы напустить тумана. Вот я так вижу.

  • 6 апреля 2009 в 10:55 • #
    Игорь Смирнов

    Геннадий, основные ошибки, которые приведут к провалу проекта вне зависимости от того, будет привлечен внешний интегратор или нет:
    "как мне представляется" - это Ваша и только Ваша интерпретация ожиданий других людей, как показывает практика на один вопрос у разных людей может быть 2 разный ПРАВИЛЬНЫХ ответа. Поэтому до тех пор пока не будет сформирован документ в котором все ключевые сотрудники отразят свои ожидания и все эти ожидания будут однозначно трактоваться всеми - проект внедрения СЭД будет считаться провальным.
    теперь о целях:
    1. Наведение порядка. Как Вы планируете измерить достигнута данная цель или нет по результатам проекта? На сколько Вы уверены что эта цель интересна скажем руководителю секретариата или отдела документооборота? И вообще, сколько денег принесет основному бизнесу это самое наведение порядка и принесет ли вообще? Какая форма управления применяется в компании (простая, мех. бюрократия и т.п.)? От этого сильно зависят формулировки целей. То что Вы сформулировали при легкиой обработке напильником можно применить в качестве целей для компании в которой функционирует механистическая бюрократия, для простой формы управления цели другие.
    2. "Все, что нужно, вы получаете через компьютер" - надеюсь, Вы понимаете, что это утопия?
    3. Опыт внедрения СЭД в одной достаточно крупной компании показал, что объем печати ВЫРОС в 2,5 раза после внедрения СЭД. Знаете почему? У каждого начальника, принимающего решение секретарь, который является голосовым интерфейсом между руководителем и любой АС. Все документы руководителю приносят в распечатанном виде (ему так удобней).
    Это всего лишь один из многочисленных примеров.
    Не подумайте, что я против внедрения СЭД или автоматизации вообще, но надо подходить к этим вопросам не с позиции ИТ-ка, а с позиции клиента. И не придумывать цели и ожидания за заказчика, а формулировать их вместе с ним.
    Вот, к примеру для одной из компаний:
    CEO и заместители - для них обычно важна исполнительская дисциплина (этому СЭД способствует), т.е. функция контроля исполнения
    Руководители подразделений - сокращение сроков согласования документов;
    Сотрудники, отвечающие за делопроизводство - простота поиска документов, систематизация хранения, возможность рассылки и уведомлений участников;
    Рядовые сотрудники - одна точка ввода и сокращение сроков согласования;

  • 6 апреля 2009 в 14:00 • #
    Геннадий Беседин

    Игорь, я излагал не от "фонаря", а осознанно, но конечно же на основании свего опыта. Скажу так: я старался дать ответы по-сути, но могу развести и такую бодягу, что запутаю вас, читателей, а также любого руководителя. Вдобавок приведу "примеры из жизни", ознакомившись с которыми ни один здравый начальник ни в жисть не начтен внедрять СЭД.

    На каждый ваш довод могу привести свои, и они будут очень-очень весомыми. И рецепты приведу.

    Перечитал еще раз и подумал - в конце вы написали то, что я в начале. Ну и славно!

  • 1 апреля 2009 в 18:04 • #
    Виктор Иванов

    Мы внедряли с помощью подрядчика, т.к. ИТ не профильное занятие и содержать специалистов было бы не реально. Подрядчика отбирали по ряду параметров. Которых было около пятисот. Но как говорится все кроется в мелочах. Платформа оказалась сырой и наше внедрение оказалось самым крупным в восточной европе. Но не смотря ни на что внедрение состоялось. Система стала повседневным инструментом.

  • 2 апреля 2009 в 10:46 • #
    Александр Руднев

    Коллеги, есть примеры внедрения промышленных системы документооборота своими силами? Как проходили проекты?

  • 2 апреля 2009 в 13:08 • #
    Леонид Мальчер

    На какую систему документооборота стоит обратить внимание для внедрения в небольшой компании (30 - 40 рабочих мест с СЭД)?

  • 3 апреля 2009 в 21:36 • #
    Геннадий Беседин

    Самую простую и дешевую, но выпускаемую серийно. Конкретику опущу, не хочу рекламировать производителей. Могу ответить в письме.

  • 3 апреля 2009 в 22:26 • #
    Александр Руднев

    Леонид, выбор СЭД прежде всего должен опираться не на размеры компании, а на объем документооборота, возможность адаптации под бизнес-процесс, архитектуру самой системы, возможности расширения и так далее.

    Стоимость, я всегда призываю смотреть в соотношении затраты / результат.

  • 6 апреля 2009 в 14:03 • #
    Геннадий Беседин

    Верно.
    По моему ущущению, 70% проектов СЭД после торжественной сдачи закрываются. Цифра от фонаря, вынес от общения с практиками.

  • 13 апреля 2009 в 15:14 • #
    Игорь Смирнов

    Олег, а как вы оцениваете качество внедрения и достигнут ли был результат?

  • 14 апреля 2009 в 02:44 • #
    Олег Сорока

    Запланированные показатели были даже превзойдены.
    Но если посмотреть внимательно, то ссылка ведёт на облегченную версию продукта для быстрого внедрения, в ответ на запрос именно с такими приоритетами.
    Мы же, естественно, внедряли гораздо более масштабный вариант.

  • 15 апреля 2009 в 09:55 • #
    Игорь Смирнов

    Я знаком с Вашим внедрением и с Максимом Соколовым ;)

  • 3 апреля 2009 в 15:28 • #
    Юрий Нам

    Относительно внедрения, если есть свои специалисты, которые могут ( имеют опыт) запуска проектов, то попробовать запустить можно самостоятельно. Согласен, что набьется много шишек и будет много граблей которые можно избежать в случае приглашения консалта. Да и по времени конечно дольше. Зато так нарабатывается опыт и еще один плюс в настоящее время когда сложно с финансами часто это единственный путь выполнить проект.
    У нас на заводе таким путем и пошли, запустили систему документооборота своими силами.

  • 3 апреля 2009 в 22:31 • #
    Александр Руднев

    Коллеги, мое мнение в тему конференции.

    Если бизнес не ставит требований к результату внедрения, не ставит требований к сроку и качеству, то почему бы не попробовать внедрить самим?

    Если ли же к СЭД (да и к любой другой прикладной системе) выдвигаются требования: гарантированный резальтат в сроки и в бюджет, то нужна четкая методология, проектное управление и не малый опыт, чтобы выполнить это требование.

    В этом случае риски лучше переложить на подрядчика.

    Кроме того, есть ряд психологических аспектов внедрения. Как известно, любое улучшения изначально вызывает сопротивление, это потом без него жить не могут. Но изначально, ни кто не хочет меняться и учиться. В этом случае внешнему подрядчику при поддержке руководства будет легче, нежели внутренним исполнителям.

  • 24 апреля 2009 в 19:28 • #
    Константин Куличенко

    Добрый день, Коллеги.
    Плотно знаком с продуктами Docs Vision, Directum, Летограф - коробочные продукты, хорошо для небольших компаний до 50 человек. (гибкие, достаточно много умеют, можно автоматизировать практически любой БП)
    Внедрял documentum - тяжело, долго, но зато промышленный результат, система работает с нагрузкой 400 человек одновременного доступа! Можно реализовать любую логику, т.к. платформа.
    Сейчас разрабатываем СЭД на платформе alfresco.(бесплатная платформа), достаточно гибкая, открытый код
    Я за платформы!

  • 19 мая 2009 в 14:11 • #
    Александр Златкин

    Уважаемые коллеги! Позвольте высказать свое мнение.
    Кроме умения внедрять различные продукты при внедрении СЭД архи важно быть еще и специалистом в делопроизводстве. ИТэшники не любят грузить себя такими пустяками, как изучение этой специфичной предметметной области, поэтому не только внедрение собственными силами, а и сами продукты страдают дилетантизмом. Да и нужны ли в штате ИТ специалисты, глубоко знающие делопроизводство и документооборот? Да, можно запустить какие-то процессы. Да, они будут как-то работать. Но насколько это соответсвует профессиональному делопроизводству и документообороту? Тем более, что даже в специализированных подразделениях предприятий (ДОУ, секретариат, канцелярии и т.п.) часто очень низкая грамотность и отсутствие культуры в этом вопросе.
    Поэтому я - за профессиональное внедрение!

  • 20 мая 2009 в 09:46 • #
    Артем Осутин

    Однозначно профессиональное внедрение - т.к. основные проблемы не технические, а организационные. Т.е. установить-то систему на сервер и клиентские станции в большинстве случаев не так уж сложно, а вот заставить пользователей использовать - это уже не из области IT, для этого нужны специальные люди. Принимал участие в нескольких внедрениях СЭД со стороны заказчика.