о кадровых аудитах
21 января 2009 в 08:24

о кадровых аудитах

Добрый день, дорогие коллеги!
В данный момент в ускоренном порядке готовлю документ о проведении кадровых аудитов в дочерних организациях разной функциональной направленности. Уровень подготовки уже не нулевой, сформулировал цель и задачи кадрового аудита, набросал примерный перечень проверяемых направлений деятельности, провожу параллели с аудитом по ISO.
Направление работы для меня новое, но нужное.
Если есть желание и возможность поделиться умными мыслями — буду признателен.

433
Комментарии (22)
  • 21 января 2009 в 15:03 • #
    Владимир Оглоблин

    рекомендую обратить внимание на перечень документов, которые проверяет трудовая инспекция.

  • 21 января 2009 в 15:46 • #
    Иван Феоктистов

    спасибо, Владимир! сейчас поищу

  • 21 января 2009 в 15:50 • #
    Владимир Оглоблин

    всегда пожалуйста. на ISo надо ориентироваться если оно внедрено или его планирую внедрить. А вот трудовая - может в любой момент заехать)

  • 22 января 2009 в 22:56 • #
    Алексей Солодков

    Владимир, можете поделиться списком документов, которые проверяет трудовая инспекция?

  • 21 января 2009 в 16:25 • #
    Виктория Хованская

    Аудит с применением ISO, отличается от аудита обычного только оформлением документации, принято , в организации согласно ISO.
    необходимо чтобы были:
    1.трудовые книжки с книгой движения т.книжек.
    2.Книги ведения: приказов, трудовых договор и т.д.
    3.локальные акты:должностные инструкции , правила внутреннего тр. распорядка, защита персональных данных и т.д.
    4.графики отпуской
    5.Штатное расписание
    6.Личные карточки
    7.Приказы по отпускам, по личному составу, об увольнении.
    8.Трудовые договора.
    9.Табель учета рабочего времени.
    И не обязательно,
    - положение об отделах( если есть разделение на отделы)
    -положение о коммерческой тайне
    -списки беременных работниц.
    -положение о премировании , об оплате труда.

  • 21 января 2009 в 16:39 • #
    Елизавета Новошицкая

    Мы недавно осуществляли кадровый аудит по группе... Издали приказ о кадровом аудите, где назначили комиссию и определили перечень проверяемых документов:

    Перечень документов для проверки

    1 Внутренние нормативные документы организации, действующие в 2008 году:
    1.1 Коллективный договор
    1.2 Положения об оплате труда, о премировании
    1.3 Правила внутреннего трудового распорядка

    2 Документы, в соответствии с которыми оформлены трудовые отношения:
    2.1 Трудовые договоры
    2.2 Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами
    2.3 Должностные инструкции
    2.4 Трудовые книжки.

    3 Первичные документы за 2007 и 2008 годы:
    3.1 приказы (распоряжения) о приеме работника на работу;
    3.2 личные карточки работников;
    3.3 штатное расписание;
    3.4 приказы (распоряжения) о переводе работников на другую работу;
    3.5 приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков работникам;
    3.6 график отпусков;
    3.7 приказы (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
    3.8 приказы (распоряжения) о поощрении работников;
    3.9 приказы (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания к работнику;
    3.10 расчетные и расчетно-платежные ведомости;
    3.11 лицевые счета;
    3.12 записки-расчеты о предоставлении отпуска работнику, записки-расчеты при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
    3.13 акты о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору (гражданско-правовому договору), заключенному на время выполнения определенной работы;
    3.14 табели учета рабочего времени, приказы, наряды на сдельную работу, листки учета выработки, путевые листы;
    3.15 документы, в соответствии с которыми осуществлялась оплата работ в выходные и праздничные дни;
    3.16 документы комиссий по трудовым спорам.

    4 Акты последних проверок инспекции по труду.

  • 21 января 2009 в 20:50 • #
    Иван Феоктистов

    Спасибо за советы и прекрасный перечень!
    Про ISO я упомянул, что называется, к слову, сейчас штудирую материалы о том, как трудовая проверяет организации.
    Есть у меня подозрительное подозрение, что я встречу сугубо зачаточный уровень, на котором среднесписочную от списочной и штатной не отличат. И кадровый аудит будет актом выявления безграмотности в наших дочках.
    Хотя, наверное, это одна из главных задач внутреннего аудита?

  • 22 января 2009 в 06:40 • #
    Ирина Кудрявцева

    Доброе утро. Ошибки, Иван, Вы найдете всегда, т.к., во-первых, без них не бывает (по-крайней мере, я такого не встречала), а, во-вторых, Вы на это нацелены. :-)
    Когда наше агентство проводит кадровый аудит, оно ставит перед собой следующие цели:
    1. Выявление имеющихся недостатков в ведении кадрового делопроизводства;
    2. Уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего законодательства.
    Собственно, эти цели и записаны в нашем стандарте о проведении кадрового аудита.
    По результатам аудита необходимо составить отчет, в котором Вы делаете перечень недочетов и ошибок, рекомендации по устранению. Мы, как правило, еще пишем, что грозит работодателю за то или другое нарушение, а Вам я бы порекомендовала еще включить графу "Сроки устранения".
    Для того, чтобы определиться с тем, что смотреть в дочерних предприятиях, посмотрите в ТК РФ статьи, касающиеся приема, перемещения и увольнения работника, должностные инструкции персональщиков в дочерних предприятиях. Мы часто смотрим, кроме кадровых документов и локальных нормативных актов, правильность оформления процедуры оценки и аттестации. Елизавета дала очень исчерпывающий перечень. А перед проведением аудита, я посоветовала бы Вам запросить у персональщиков в дочерних предприятиях Номенклатуру дел отдела персонала и посмотреть, что, как они предполагают, у них должно быть. После этого набросать Ваш взгляд на этот вопрос. После этого можно проверять в каком состоянии у них документы в соответствии с их номенклатурой и дать рекомендации по исправлению недочетов и разработке недостающих, на Ваш взгляд, документов.

  • 22 января 2009 в 06:47 • #
    Иван Феоктистов

    Ирина, спасибо за ответ, а за мысль о номенклатуре дел - в частности.
    Касательно оценки и аттестации думается, что начинать надо именно с аттестации как с более формализованной и строгой процедуры. А там, коли все в порядке, и до оценки добраться можно.

  • 22 января 2009 в 06:51 • #
    Ирина Кудрявцева

    Конечно, Иван, Вы правы. Просто мы же принимаем заказы от разных организаций и не всегда народ знает разницу между оценкой и аттестацией, поэтому у нас они объеденены. Иногда бывет, что сначала проверяем, а потом определяемся с тем как это назвать. )))

  • 22 января 2009 в 09:33 • #
    Ольга Зыкова

    Здравствуйте. В перечне документов у вас есть Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами. Разве они хранятся в отделе персонала? У нас, например только журнал их учета.

  • 22 января 2009 в 09:46 • #
    Иван Феоктистов

    Ольга, а тут скорее вопрос не в том, где они хранятся, а в том, что это источник риска. Если они с точки зрения предмета договора оформлены некорректно, то должны оплачиваться из прибыли, а это очень и очень неприятно.

  • 22 января 2009 в 09:56 • #
    Ирина Кудрявцева

    Иван, с одной стороны правы Вы. с другой - Ольга. очень часто гражданско-правовые договоры хранятся в бухгалтерии, у юриста или в отделе делопроизводства.
    Вот у Вас, Ольга, есть журнал их учета, очень часто персональщики и их не видят...
    А другой отдел, Иван, очень сложно проверить...

  • 22 января 2009 в 10:38 • #
    Иван Феоктистов

    Ирина, пока что храню оптимизм, ибо внутренний аудит по восприятию работниками несколько отличается от внешнего аудита. К тому же, думаю что в нашей группе предприятий это не самый распространенный метод оформления отношений. ГПХ появляются, когда есть жесткий и бездумный контроль над штатной численностью и нет особого контроля за расходами.

  • 22 января 2009 в 17:35 • #
    Елизавета Новошицкая

    Добрый вечер, Ольга. Да, Вы правы - такие договоры не хранятся в отделе персонала. Но поскольку в составе комиссии по кадровому аудиту у нас всегда присутствует представитель юридической службы и внутренний аудитор, то и договоры гражданско-правового характера у нас тоже находятся в списке. Ну и Иван Феоктистов абсолютно прав насчет рисков... Добавить нечего :))

  • 23 января 2009 в 08:51 • #
    Ольга Зыкова

    В моем случае мой отдел оформляет договора и регистрирует их((, но мы их не храним. Часто возникает вопрос: кто отвечает за правильность их заполения? Юриста нет. Я вот считаю, что директор.

  • 22 января 2009 в 10:21 • #
    Екатерина Абушкевич

    Здравствуйте! При проведении кадрового аудита мы еще запрашиваем :
    - информацию о наличии или отсутствие задолженности по заработной плате
    - имеются ли судебные споры (трудовые)
    - договор с МГФОМС, также список лиц подлежащих обязательному медицинскому страхованию (цель проверить наличие медицинских полисов у работников незарегистрированных в г. Москве)

  • 22 января 2009 в 10:39 • #
    Иван Феоктистов

    Екатерина, спасибо! В силу того, что г. Москву не затрагиваю, учту только два первых пункта.

  • 22 января 2009 в 17:09 • #
    Сергей Поляков

    Не увидел в списке обязательных - Положение о защите персональных данных., и как бонус у работников проверить наличие соглашения о неразглашении.

  • 22 января 2009 в 17:37 • #
    Елизавета Новошицкая

    Смотрим все локальные акты, в том числе и эти

  • 23 января 2009 в 06:15 • #
    Иван Феоктистов

    опять же - спасибо!

  • Желаете ознакомиться с остальными комментариями или оставить свой? в сеть, чтобы получить полный доступ к функционалу Профессионалов.ru! Еще не участник сети?