Что важно при организации мероприятий?

Что важно при организации мероприятий?

Что важно при организации мероприятий?При организации многих праздничных мероприятий большую роль играют банкеты и фуршеты. Хорошая организация которых не менее важна, чем качественная и интересная торжественная и развлекательная программа,
ведь голодный или обделённый должным вниманием гость будет вспоминать не о том, как было организовано мероприятие в целом, но о том, как относились лично к нему на этом мероприятии. Именно поэтому важнейшей задачей при организации банкетов и фуршетов является не только составление оригинального меню, которое понравилось бы гостям, но и обеспечение каждого гостя всей необходимой посудой и посадочными местами, чему, к сожалению, организаторы нередко уделяют недостаточно внимания.

Здесь мы постараемся дать Вам несколько советов, по обеспечению праздника банкетной и фуршетной мебелью и посудой. На первый взгляд может показаться, что мы говорим об очевидных вещах, однако, при организации банкетов и фуршетов приходится решать столько неотложных вопросов, возникающих как в процессе подготовки, так и в ходе работы, что даже об очевидных вещах организаторы часто забывают.

Начнём с мебели. При расчёте необходимого количества банкетной и фуршетной мебели необходимо определить количество гостей и измерить площадку проведения мероприятия. Идеален вариант, когда количество гостей точно известно, а площадка позволяет вместить неограниченное число столов и стульев и сделать произвольную их расстановку. Однако, как известно, ничего идеального в природе не существует.

Прежде всего, определите максимальное количество гостей, после чего оцените площадку, на которой будет проводиться мероприятие и рассчитайте, сколько каких столов поместится на этой площадке и хватит ли места за столами на всех гостей. При определении оптимальной расстановки не забывайте, что около стола должны стоять стулья, на которых будут сидеть гости, которым требуется достаточно пространства, для того чтобы комфортно разместиться. Кроме того, не забудьте о том, что несколько столов наверняка потребуются для создания технической зоны, фуршетной линии и бара. Кроме того, столы и стулья могут потребоваться звукооператору, музыкантам или декораторам.

Если Вы затрудняетесь в расчётах необходимого количества банкетной мебели и сомневаетесь, хватит ли Вам определённого количества мебели или не хватит, возьмите несколько столов и стульев про запас. Помните, что лишние столы и стулья всегда можно убрать, тогда как на то, чтобы подвезти дополнительную мебель, может просто не оказаться времени.
После того как Вы определитесь с мебелью, позаботьтесь и о необходимом текстиле для неё. Для каждого вида столов необходим свой текстиль. Конечно же, при необходимости и отсутствии иных вариантов можно на круглые столы положить прямоугольные скатерти и наоборот, можно накрыть большой стол несколькими маленькими скатертями, но гораздо красивее и аккуратнее выглядят столы, накрытые скатертями должного размера. На фуршетных линиях не стоит забывать о фуршетных юбках, скрывающих ножки стола от взора гостей и объединяющих фуршетную линю в единое целое. Крайне желательно чтобы фуршетные юбки совпадали по оттенку со скатертями. В случае если Вам необходим столовый текстиль нестандартных цветов, или на нестандартные столы — закажите его пошив заранее, хотя бы за одну — две недели до мероприятия.

Не стоит забывать и о чехлах для стульев. Не сомневайтесь в полезности этого вида текстиля. Во-первых, чехлы для стульев позволяют скрыть различия между разными видами стульев (такое случается, когда Вы используете часть своих стульев, а часть берёте в аренду). Во-вторых, если гость случайно пролил вино или уронил кусочек торта на стул — можно просто заменить чехол и не бояться что гость испачкается. И что самое главное, чехлы на стульях аналогичные по цвету скатертям на столах, смотрятся гораздо лучше, чем обыкновенные стулья без чехлов, добавляя изящности мероприятию. Обратите внимание ещё и на следующий момент — после транспортировки столовый текстиль рекомендуется хотя бы наскоро прогладить. Для этого требуется запас времени и электрический удлинитель, позволяющий воспользоваться утюгом непосредственно на площадке. Если существует вероятность загрязнения текстиля после расстановки и до начала мероприятия — лучше взять запас текстиля. Так, в нашей практике были случаи, когда после расстановки столов был произведён пробный пуск фейерверка, из-за чего несколько чехлов для стульев и скатертей покрылись оседающим пеплом, и их пришлось срочно менять на запасные.

Перейдём, наконец, к посуде. Набор посуды диктуется видом мероприятия и меню, разработанным для банкета или фуршета. Посуда заказывается под меню, а не наоборот. Самое важное — это не забыть посуду для каждого блюда. Графины для сока, соусницы, креманки, этажерки для фруктов, ножи и вилки для рыбы — уделите внимание каждой мелочи, чтобы потом не ломать голову — где за полчаса до начала мероприятия взять недостающую посуду. Особое внимание уделите сервировочным приборам — именно о них чаще всего забывают, притом что без них на банкетах и фуршетах приходится очень непросто.

Количество посуды определяется количеством гостей и продолжительностью мероприятия. Не стоит думать, что каждому гостю нужна только одна тарелка одна вилка, один нож и один бокал под все напитки сразу. Конечно, не всегда необходимо следовать всем строгим правилам этикета, однако и забывать о нём тоже не стоит. Позаботьтесь о том, чтобы красное вино Ваши гости пили из бокалов для красного вина, шампанское из бокалов для шампанского, а водку из рюмок для водки. Мы не призываем вас следить за гостями и указывать им, что из чего пить, но вы должны предоставить им всю необходимую посуду.

Обратите внимание также и на то, что, скорее всего, у персонала обслуживающего банкет не будет времени на мытьё посуды во время проведения мероприятия. Именно поэтому число тарелок, бокалов и столовых приборов каждого вида обыкновенно должно превосходить количество гостей в 1,5 — 2,5 раза.
И напоследок, если Вы проводите мероприятие не в помещении, а на открытой площадке — заранее позаботьтесь о том, чтобы Ваши гости могли укрыться от непогоды. В этом Вам могут помочь тентовые конструкции различной площади. Конечно, установка подобных конструкций требует дополнительного времени и средств, однако с их помощью Вы застрахуете своих гостей от капризов природы, и Вам не придётся отменять мероприятие из-за внезапно хлынувшего дождя.

Источник: http://banket.by/content/view/39/59/

865
Комментарии (3)
  • 27 июля 2012 в 19:00 • #
    Людмила Степанова

    Важная информация, которую впрочем должен знать любой специалист в этой области. Проблема в том, что часто в организаторы у нас идут собиратели пазлов, иногда люди далекие от профессии. Вообще, считаю, что рынок ивент услуг у нас еще не выкристализовался. Меня, например, как руководителя компании по ивент-конструктиву, занимает вопрос, когда, наконец, с нашего рынка уйдет такой декор, как украшение зала шарами, для "взрослых" мероприятий? Детские праздники - понятно, но разноцветные шарики на торжественных приемах... 1 мая, какое-то.

  • 28 июля 2012 в 08:56 • #
    Марина Свобода

    Приятно иметь дело с профессионалами своего дела. К сожалению, наш рынок праздников переполнен полуграмотными людьми,которые считают, что все это и так сойдет с рук. Ведь клиент порой приходит один раз в агентство и обслуживают его как первый и последний раз. А нет желания подумать о перспективе. Ему понравится, он еще с собой приведет друзей.
    Самое обидное, что непрофессионалы кругом: в ресторанах и кафе, в прокате машин, музыканты и т.д. По роду деятельности часто сталкиваюсь с самыми разными людьми. Так, например, на свадьбе музыканты играли репертуар типа "Владимирский централ". На юбилее в кафе музыканты играли "Последний путь". То задержат торт, то фотограф в середине речи вскочил и просит еще раз все повторить - ему момент понравился и он хочет его запечатлеть. Словом, всякой швали еще хватает. Поэтому, главное, создать и всегда работать только со своей командой, которая все понимает, которая вышколена и заточена под друг друга. Правда, и тут по законам управления персоналом, надо рулить. Иначе застоятся, заформализуются господа-коллеги. Но самое главное, надо очень любить свое дело. А вот таких мало. В основном только дельцы, пытающиеся срочно заработать.

  • 29 июля 2012 в 04:07 • #
    Игнат Игнатов

    Да, что есть, то есть....не профессионализма хватает во всех сферах


Выберите из списка
2014
2014
2012
2011
2010
2009