Электронная система папок юридической службы
12 декабря 2008 в 16:12

Электронная система папок юридической службы

В настоящее время деятельность юридического подразделения невозможно себе представить без создания файлов программы Word, Excel, Power Point, Visio и др.
Каждый рабочий день юрист создает множество различных файлов — правовые заключения, исковые заявления, отзывы, апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, заявления, акт, протоколы, договоры, приказы распоряжения, доверенности, письма и служебные записки, справки, отчеты, планы и т.д.
Сколько Вы создали файлов за сегодняшний день, прошлую неделю, истекший месяц, квартал, год, за два года?
Сколько создают файлов специалисты Вашего юридического подразделения в целом за указанные периоды времени? Сколько создает юридическое подразделение, состоящее из 3, 5, 10 или 20 специалистов?
Очевидно, файлы, созданные специалистами юридической службы представляют собой их знания и навыки. Учитывая это обстоятельство, а также посчитав число файлов, созданных 10 специалистами юридической службы за год, можно представить себе сколько томов юридических учебников производят эти специалисты.
Представьте себе ситуацию, когда указанные знания создаются специалистами в своих папках, в папке «Мои документы», к которым другие специалисты юридической службы доступа не имеют. Юридическая служба формально обладает этими знаниями и навыками, но фактически доступа к ним не имеет или он необоснованно затруднен.
Ситуация осложняется в случае, когда специалист увольняется и его папка со знаниями юридической службы за 2 года успешной работы этого юриста автоматически удаляется IT-специалистами на следующий рабочий день после его ухода. В этом случае юридическая служба и вовсе утрачивает указанные знания и навыки.
Вы получаете доступ к знаниям и навыкам своих специалистов, коллег через электронную почту, направляя запрос или просьбу направить Вам соответствующий файл и ожидая когда адресат прочтет Ваш запрос и даст обратную связь?
Что Вы делаете, когда Ваш специалист, коллега в отпуске, заболел, в командировке или на обеде — как Вы получаете доступ к знаниям юридической службы, размещенных в папке «Мои документы»? Сколько Вы тратите драгоценного времени на включение компьютера, поиска необходимо логина и пароля и изучения системы папок и файлов, созданной другим человеком, нередко содержащей тысячи файлов с наименованиями doc1, doc2 и т.д.?

В целях эффективной работы со знаниями (файлами) юридической службы в целом Юридическому Сообществу для обсуждения предлагается поделиться опытом создания единого электронного информационного пространства юридической службы — системы папок, в которой все специалисты юридической службы будут создавать все свои файлы в ходе работы службы — т.е. знания юридического подразделения.

Ваш опыт, Ваши вопросы, Ваши идеи, Ваша критика, Ваша система папок эффективной юридической службы?

608
Комментарии (24)
  • 12 декабря 2008 в 16:30 • #
    Сергей Барков

    Приветствую, Алексей!
    Могу сказать что у нас в отделе работает следующая система:
    Есть общая папка отдела в которую имеют доступ все сотрудники отдела.
    Все специалисты работают исключительно в общей папке и проблем с подчиненными в этом плане нет. Но к сожалению нормальной систематизации папок нет и я борюсь с этим как могу. Вот собрал весь подчиненный народ и дал домашнее задание с вопросом "Если у тебя есть неограниченные полномочия, то какую бы систематизацию хранения папок и файлов ты утвердил в отделе!" Сейчас жду обратной связи. Посмотрим! Интересно, а какя система есть у Вас?

  • 12 декабря 2008 в 17:55 • #
    Константин Власов

    если вам нужна система документооборота и архивирования документов - обращайтесь, я с удовольствием создам ее с учетом потребностей именно вашей компании.
    между нами: это кропотливая и сложная работа, которая стоит немалых денег, и, я как всегда дико извиняюсь, настоящий форум создан не для того, чтобы выполнять собственные обязанности с помощью чужих мозгов.

  • 12 декабря 2008 в 18:01 • #
    Алексей Абакшин

    Константин - опыт есть и я готов им делиться и делюсь!!

    интересно сколько стоит такая работа?

  • Цена: 20 500 руб.

  • 12 декабря 2008 в 18:16 • #
    Константин Власов

    есть несколько ценообразующих факторов:
    состояние документооборота в целом и архива в частности на текущий момент
    размер компании (количество отделов/департаментов/сотрудников)
    объемы производства.
    стоимость такого проекта в каждом конкретном случае определяется индивидуально.
    от разработки принципиальной схемы до внедрения может пройти не один месяц. возможно потребуется создание электронного документооборота, если объемы производства достаточно велики.
    я придерживаюсь мнения, что "стандартных" ситуаций не бывает, и шаблоны в абсолютном большинстве случаев не применимы.
    именно поэтому делиться опытом создания уникальных продуктов считаю занятием неблагодарным, в отличие от дискуссий по правоприменительным вопросам)))

  • 12 декабря 2008 в 18:21 • #
    Алексей Абакшин

    свою наработку создавал более 4 лет - постоянно совершенствуя...
    на мой взгляд это нецелесообразно отдавать аутсорсерам ... к тому же денег сейчас никто не даст...
    и речь идет о создании обычной системы папки в проводнике на общем для специалистов юрслужбы сервере
    но нужны подходы, концепции, проблемы, вопросы...которые возникали и возникают в ходе разработки, внедрения, совершенствования...

  • 12 декабря 2008 в 18:40 • #
    Александра Небогатикова

    Здравствуйте Алексей! Вы предлагаете все нажитое удалить, протянуть сеть между ПК и сделать единое пространство? Папка - кадры; Папка - договоры с поставщиками; Папака с исходящими договорами; Папака с письмами; или как? Если реформировать систему, то необходимо все разнести по полочкам. Ладно если фирме 1-2 года, а если фирме 6-8, 10 лет, представляете какой шикарный опыт она накопила.
    Ну вот если бы ЧУДИКИ (так я называю программистов), создали спец. программу для хранения, обработки, поиска таких документов. Это было бы здорово. Во всяком случае я такой программы не встречала.

  • 12 декабря 2008 в 19:58 • #
    Константин Власов

    такая прога еть!))) это самый обыкновенный share point, но к нему надо ваять надстройку, а это ой как непросто)

  • 14 декабря 2008 в 07:55 • #
    Сергей Сидельник

    Вообще-то проблемы нет совершенно.
    Есть такая программа Front Page.
    Это - программа работы с WEB -документами.
    Совершенно никакого труда её освоить и далее - делай библиотеку по своему вкусу (и по образу вот данного сайта), а системный администратор по вашему указанию организует допуск сотрудникогв с различными правами.

  • 12 декабря 2008 в 20:34 • #
    Анна Байбикова

    Да, согласна с Власовым Константином. Я работаю в этой проге, только пока одна - могу точно знать что документ ее не обходит но стоит кому-то вмешаться и.....
    Меня признаться честно больше волнует документооборот в целом в компании, в группе компаний. Одна из проблем - это сохранить в электронном виде конечный вариант документа, создаваемого и корректированного разными отделами.

  • 13 декабря 2008 в 00:10 • #
    Сергей Барков

    Помоему все сильно заморачиваются.
    Речь идет только о понимании где быстро найти тот или иной документ в юридическом отделе. Причем здесь програмисты. Надо просто собрать всех кто будет работать в этом пространстве и договориться о конкретной систематизации. Не надо забираться в дебри.

  • 14 декабря 2008 в 19:47 • #
    Алексей Абакшин

    предлагается на 1 уровне:
    - Временная папка или Буфер
    - Организация работы
    - Работа

    на 1 уровне не рекомедую создавать более 3 папок!!!

  • 15 декабря 2008 в 08:59 • #
    Раджана Доржиева

    Общая папка - это, конечно, хорошо, и вполне практикуется, но только не все документы можно выложить в эту папку из принципа безопасности.
    Лично скажу, что у нас применяется программа, в которой содержатся все заключенные отсканированные договоры с указанием, в том числе, информации по поводу произведенной оплаты, исполнителя договора и краткой аннотации по договору. Очень удобно! Доступ к такой программе имеет ограниченный круг сотрудников, вход в эту программу производится при вводе определенного индивидуального пароля с фиксацией каждого посещения.

  • 15 декабря 2008 в 11:59 • #
    Алексей Абакшин

    Раджана,
    хранение документов в папке "Мои документы", которая очевидно на жестком диске компьютера сотрудника - гораздно опаснее!!!
    в части создания, хранения проектов договоров (копий заключенных договоров) - это отдельная непростая тема - кто должен хранить, где хранить...

  • 15 декабря 2008 в 12:46 • #
    Раджана Доржиева

    Все документы находятся под специальным паролем.

  • 15 декабря 2008 в 12:50 • #
    Алексей Абакшин

    снимается жесткий диск - а пароль быстро находится - по клавиатурой или в верхнем ящике рабочего стола)...да и программ много, которые находят нужный ключ, пароль и т.п.

  • 15 декабря 2008 в 14:06 • #
    Раджана Доржиева

    Может быть и есть программы такие. Но система безопасности и служба безопасности для того и созданы, чтобы предотвращать случаи такого проникновения.
    Наши пароли - это лишь первая ступенька такой защиты.

    По поводу хранения паролей - улыбнуло)))

  • 15 декабря 2008 в 12:25 • #
    Сергей Сидельник

    Вот-вот. Это именно то, что я и имел ввиду.

  • 15 декабря 2008 в 13:12 • #
    Сергей Барков

    А как быть, если люди у имеющие доступ к программе о которой говорит Раджана в данный момент находятся вне офиса, а нужно срочно найти тот или иной документ?

  • 15 декабря 2008 в 17:20 • #
    Алексей Абакшин

    на 2-м уровне - предлагается определить 7 (+2) папок, при этом определите приоритетность папки, указав в наименовании соответствующую цифру
    например,
    в папке "Организация работы" обозначить следующие подпапки
    "1_ Планы"
    "2_ Итоги"
    "3_ Инфо о сотрудниках"
    "4_ Бюджет"
    "5_ Совещания"
    "6_ Командировки"
    "7_ Обучение"
    "8_ Библиотека"
    "9_ Прочее"

  • 16 декабря 2008 в 15:57 • #
    Сергей Барков

    К 7+2 добавил бы
    10 - Формы типовых документов (Договоры, Доверенности и т.п.)
    11 - Полажения, Инструкции, Регламенты.
    12 - Распоряжения и Приказы

  • 16 декабря 2008 в 16:46 • #
    Алексей Абакшин

    Сергей, Привет!
    указанные Тобой папки советую предусмотреть в папке Работа - чуть позднее набросаю что я предлагаю по папке Работа

  • 16 декабря 2008 в 23:58 • #
    Сергей Барков

    ОК!

  • 24 декабря 2008 в 12:03 • #
    Алексей Абакшин

    на 2-м уровне в папке "Работа" предлагается предусмотреть следующую систему папок:
    "1_Договоры"
    "2_Внутреннее нормотворчество"
    "3_Доверенности"
    "4_Налоги"
    "5_Проекты"
    "6_Административные разбирательства"
    "7_Суды"
    "8_Труд"
    "9_Прочее"

  • 10 января 2009 в 13:28 • #
    Станислав Солнцев

    Насколько мне известно, действительно существуют такие ИТ-системы, крупные компании их используют для автоматизации документооборота. Как правильно тут отмечено - обычно это разработка под заказ на базе CMR.

    У меня была идея создать такую систему, так как есть некая модель этого. Просто пока масштабы моего личного бизнеса позволяют работать с помощью:
    1. Внимательной систематизации всех производимых и скачиваемых документов
    2. Системы папок Windows


Выберите из списка
2018
2018
2017
2016
2015
2014
2013
2012
2011
2010
2009
2008