Вся правда про должностные инструкции

Вся правда про должностные инструкции

Я была уверена, что они (подчиненные) делают то, что мне нужно. А они делают то, что сами надумали, и абсолютно уверены, что делают то, что я им сказала.

Директор управления по работе с персоналом одного из территориальных банков Сбербанка России.

Оговорюсь сразу, что, по моему глубокому убеждению, не существует единственно верного способа составления должностной инструкции. Поэтому все ниже изложенное, является творческим бредом автора, надуманным им в процессе собственной производственной и управленческой деятельностей.
Начнем с того, что должностная инструкция (не путать с положением о функциях) является регламентом организационной структуры компании и входит в состав штатного расписания и не может писаться до формирования плана производства работ (читай описания функциональной структуры организации).

Перед тем как составлять должностную инструкцию, убедитесь, что у вас на руках уже имеются:

  1. Описания работ
  2. Расчет нагрузки в человеко-днях, либо человеко-часах
  3. Бизнес-процессы (не путать с описанием работ, так как рискуете прописать коммуникации, которые будут излишними в работе компании)
    В дополнение к этим документам, в идеале, хотелось бы еще увидеть:
  4. Миссию компании.
  5. Стратегический план.
  6. Кадровую политику организации.
  7. Описание продукта фирмы.
  8. Портрет целевого потребителя.
  9. Стандарты предприятия.

Также, в особых случаях, могут потребоваться:

  • система управления качеством;
  • система управления проектами;
  • система управления изменениями
  • финансовая политика;
  • торговая политика и т.д.

Все эти документы тем или иным образом будут влиять на содержание вашей должностной инструкции.
Перейдем к структуре Должностных инструкций.

Должностная инструкция должна описывать всего два момента:

  1. Функции сотрудника (чем он должен заниматься).
  2. Условия работы (на каких условиях он это будет делать).

Не стоит засорять данный документ:

  • Личными качествами сотрудника;
  • требованиями к образованию;
  • пожеланию к опыту работ и т.д. Все это указывается в профиле на вакансию (или в объявлении при наборе персонала).

Чаще всего Должностную инструкцию начинают с раздела «Общие положения», где прописывают вопросы нормативно-правовой базы деятельности лица в данной должности, а так же Ссылки на УК, ГК и Конституцию. Однако, законы и правовые акты должны выполняться, так сказать, «по умолчанию» независимо от наличия или отсутствия должностных инструкций как таковых. Так к чему вам утяжелять документ? Вместо этого, Должностную инструкцию можно начать, например, с раздела «Резюме Компании» или «Миссия организации».

Перейдем непосредственно к содержанию Должностной инструкции.

Должностная инструкция должна отвечать на два основных вопроса:

  1. Что сотрудник будет делать (функционал сотрудника).
  2. И при каких обстоятельствах все это будет происходить (условия труда).

Должностная инструкция – это частный случай делегирования, формализованный на бумаге. Поэтому в первом разделе «Функционал сотрудника» вы фактически делегируете ему часть своих функций. А делегируем мы всегда три вещи:

  • задачу: что должно быть сделано;
  • полномочия: какими ресурсами будет обладать исполнитель;
  • ответственность: что он за это получит.

Раздел «Функционал сотрудника» – это описания делегирования, в котором должны находиться три подраздела: задачи, права и ответственность сотрудника.

У меня в должностных инструкциях в этой части 5 подразделов:

  • цели должности;
  • поставленные задачи;
  • отведенные полномочия (права);
  • возложенные ответственности;
  • критерии оценки;

«Цели» и «Задачи» два отдельных подраздела — задач может быть много, а цель всегда одна.

  1. Цель – это укрупняющее понятие по отношению к задачам. Поэтому если задач у сотрудника много, он не обязательно должен их все помнить, но вот цели свой должности должен помнить всегда.
  2. Я глубоко убежден, что в идеале должностная инструкция пишется под конкретного человека. А если еще конкретнее, что в цели должности необходимо поместить базовые ценности того человека для которого она пишется. Тогда он будет все это делать с еще большим рвением. Поэтому подраздел «Задачи» у меня общий для всех менеджеров одной категории, а «Цели должности» у них могут отличиться по описанию.

Можно разделить «Задачи» на два подраздела:

  1. Общие функции, которые в принципе нужно выполнять;
  2. Регламентированные функции, которые регламентированы по времени их исполнения, или наступления определенных обстоятельств.

Я делаю это крайне редко, и только в тех случаях, когда считаю архи важным обратить внимание сотрудника именно на ту часть его функций, которая регламентирована по времени или причинам их возникновения.

С подразделом «Полномочия» все достаточно просто. Именно здесь вам особо понадобятся знания всевозможных стандартов и политик вашей компании. Я уже обещал не расписываться здесь особо, дабы не перегружать вас потоком информации.

В свое время, один умный человек подсказал мне одну идею: поменять все модальные глаголы с повелительного наклонения:

  • менеджер должен;
  • сотрудник обязан;
  • работник несет ответственность и т.д.

на изъявительное:

  • менеджер хочет;
  • сотрудник может;
  • работнику нравится и т.д.

Я попробовал, и производительность в компании выросла на 20%. Мне тяжело судить, что повлияло больше: именно изъявительное наклонение или принцип Мейо (что к сотрудникам попытались проявить заботу). Но факт остается фактом, прирост производительности был, и с тех пор я пишу все должностные инструкции только в изъявительном наклонении.

«Критерии оценки» я тоже его выделяю отдельно, чтобы сотрудник понимал: за что его будут хвалить или ругать.

В «Условиях работы» я выделяю 5-ть подразделов:

  • график работы;
  • уровень ЗП;
  • координации и подчиненность;
  • как часто должен проходить переподготовку;
  • доп. условия.

«Координация и подчиненность». В этом подразделе есть две хитрости:

  1. Никакая ДИ не может предусмотреть всего функционала сотрудника, тем более в нашем быстро меняющемся мире. Поэтому очень полезно написать здесь фразу, типа: «… обязан выполнять… и другие распоряжения руководителя».
  2. Для развития и стимулирования самостоятельности, полезны фразы, типа: «…принимать решения на основании… и руководствуясь знаниями своей специальности».

Пример одной из реальных Должностных инструкций.

Должностная инструкция менеджера по продажам

Миссией компании САСТ является создание пространств для личностного роста и материального благополучия, путем ведения профессиональной деятельности.
И я, ____Ф.И.О.____, вступая в должность менеджера по продажам, принимаю миссию компании САСТ, как один из способов реализации собственных устремлений и достижения личностных ценностей. Я так же считаю, что сотрудничая со всем коллективом компании САСТ, я смогу это сделать быстрее и эффективнее.

  1. Цель должности:

Я хочу обслуживать клиентов коммерческого отдела, привлекать новых потребителей, организовывать продажи товаров и услуг компании путем реализации функций менеджера по продажам.

  1. Желаемые функции:

Я буду еженедельно планировать свою работу, составлять график звонков и встреч с клиентами из расчета не менее 15 контактов или 3 встречи в день.
Так же я буду осуществлять обзвон имеющейся клиентской базы, поиск новых клиентов с помощью различных источников, подготавливать коммерческие предложения для клиентов, а полученную от клиентов информацию, ежедневно заносить в 1С.
На основе этого я смогу составлять своевременный и достоверный прогноз собственных продаж и выполнять планы компании.
Помимо этого, я хочу постоянно совершенствовать свои профессиональные знания в области ассортимента и технических характеристик, а так же в области теории продаж, менеджмента и маркетинга.
Еще мне будет интересно изучать деятельность конкурентов, анализировать предлагаемый ими ассортимент и условия продажи.

  1. Предоставленные полномочия:

В нашей компании приветствуется внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию бизнес-процессов в компании. Я так же могу ознакамливаться с любыми проектами решений руководства компании, касающихся моей деятельности.

Я осознаю, что могу производить кредитование обслуживаемых мной клиентов в объеме не превышающем 50 тыс.руб., без согласования с руководителем, из расчета не более 20 тыс.руб. на 1-го клиента, только неся полную материальную ответственность за ссуженные мною средства.

Помимо всего прочего мне разрешено подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, запрашивать от функциональных отделов необходимые материалы и принимать решения в пределах своей компетенции.

  1. Ответственность, которую доверили:

Я смогу оформлять все сделки с клиентами в 1С: договора купли-продажи, спецификации к договорам, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, в соответствии с требованиями компании и действующего законодательства. И буду нести ответственность за качество документов, предоставляемых на подпись руководству компании.

У меня получится следить за состоянием взаиморасчетов с клиентами в 1С. При этом я буду поддерживать имидж респектабельной, деловой компании, при общении с клиентами.

Я справлюсь с полной материальной индивидуальной ответственностью за сохранность вверенных мне для работы материальных ценностей. И буду следить за чистотой и порядком на рабочем столе.

Я хочу, и буду нести ответственность за своевременное и качественное исполнение своих функций и задач, а так же за не использования своих полномочий.

  1. Критерии эффективности:

Основными критериями оценки эффективности достижения заявленных целей являются:

  • ежедневное выполнение нормы контактов;
  • соблюдение трудовой дисциплины;
  • ежемесячное пополнение рабочей клиентской базы;
  • объем приносимой маржинальной прибыли по каждому месяцу;
  • своевременная сдача всех финансовых документов;
  • ежемесячное отсутствие денежной задолженности у обслуживаемых клиентов;
  • выполнение показателей согласно ежегодному плану, утвержденному коммерческим директором.

Дополнительным бонусом при оценке эффективности проделанной работы будут считаться:

  • прохождение курсов повышения квалификации и самообучение по своим компетенциям;
  • участие в корпоративных мероприятиях;
  • поддержание хороших взаимоотношений с коллективом.
  • Координации:

Мне как менеджеру по продажам важно поддерживать полномочия и реализовывать компетенции моей функции. Моим непосредственным начальником является руководитель направления _____Ф.И.О._____. Он так же исполняет мои обязанности во время моего отсутствия, либо назначает другого менеджера.

Дополнительные распоряжения могут быть получены от:

коммерческого директора _____Ф.И.О._____;

административного директора _____Ф.И.О._____;

финансового директора _____Ф.И.О._____.

Указания этих должностных лиц исполняются только в тех случаях, если они не противоречат указаниям моего непосредственного руководителя.
Мне как менеджеру по продажам особенно интересно сохранять баланс между подчинением и взаимовыгодным сотрудничеством с этими службами.

  1. Требования к квалификации:

Через месяц после вхождения в должность я буду знать всю структуру организации, направления ее деятельности, распределения обязанностей и выучу наизусть фамилии, имена и отчества всех сотрудников компании.

Я буду неуклонно следовать правилам внутреннего распорядка и соблюдать все правила охраны труда и техники безопасности на рабочем месте.
Осознавая, всю важность поддержания компетенций моих функций, я буду ежегодно проходить курсы повышения квалификации в области технологий продаж и стратегий переговоров, в том числе и за собственный счет.

  1. Время работы:

С 9:00 до 18:00, с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, пятидневная рабочая неделя.

  1. Рамки заработной платы:

Согласно положения о заработной плате.

  1. Дополнительные условия:

Менеджер по продажам назначается и освобождается от должности приказом генерального директора.

Должностная инструкция может пересматриваться не более 1 раза в год.

Система оплаты труда может пересматриваться не более чем 1 раз в год.

Я, _____Ф.И.О._____, также осознаю, что никакая инструкция не может перечислить всех обязанностей должностного лица, предусмотреть все случаи и дать наперед все соответствующие указания. Поэтому я, полностью принимая доверенную мне возможность реализовать себя в качестве менеджера по продажам, буду проявлять инициативу и, руководствуясь знаниями своей специальности и пользой дела, прилагать все усилия для оправдания своего назначения.

1402
Комментарии (0)

Выберите из списка
2018
2018
2017
2016
2015
2014
2013
2012
2011
2010
2009
2008